Как использовать нейросети при переходе на ЭПД в логистике

Как использовать нейросети при переходе на ЭПД в логистике

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными для всех участников грузоперевозок. Новый порядок, установленный Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, распространяется на грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. Для компаний, которые раньше работали с документами в Word, Excel и на бумаге, это означает переход на новую модель документооборота с участием оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), квалифицированной электронной подписи (КЭП) и электронного архива.

1. Что такое ЭПД и как изменилась работа с документами с 1 сентября 2026 года?

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги бумажных накладных и расписок, работа с которыми с 1 сентября 2026 года стала полностью цифровой и теперь ведется только через аккредитованных операторов ИС ЭПД с обязательным использованием КЭП. После этого оператор передает документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, то есть в ГИС ЭПД. Такая схема позволяет компаниям работать через оператора в привычном прикладном формате.

В обязательный электронный формат уже переведены следующие документы:

• Транспортные накладные;

• Заказы и заявки на перевозку;

• Поручения экспедитору;

• Экспедиторские и складские расписки;

• Транспортные железнодорожные накладные;

• Авиационные грузовые накладные.

Для логистической компании это означает переход от разрозненных форматов к единой цифровой логике работы с перевозочными документами. Чем раньше компания описывает свой набор документов и участников процесса, тем проще ей настроить электронный обмен на практике, чтобы обеспечить непрерывность поставок после вступления закона в силу.

Таблица 1. Как изменился документооборот после перехода на ЭПД

Процесс	Ранее	После 1 сентября 2026 года
Транспортная накладная	Бумажный оригинал у водителя	Электронный документ в ГИС ЭПД
Экспедиторская расписка	Бумажный документ с подписью от руки	Электронный документ с КЭП
Подписание	Ручная подпись и печать	Квалифицированная электронная подпись
Хранение	Бумажный архив	Электронный архив у оператора
Передача	Курьер, водитель, скан по электронной почте	Передача через систему оператора в момент оформления
Расхождения в данных	Согласование в рабочем порядке	Фиксация в системе для всех участников
Контроль статуса доставки	Уточнение по телефону	Онлайн-статус в личном кабинете

Для экспедитора переход на ЭПД особенно важен, потому что он участвует сразу в нескольких документальных связках и координирует большую часть взаимодействия между сторонами. В отличие от перевозчика, который чаще работает в рамках одной роли, экспедитор одновременно связан с клиентом, перевозчиком и комплектом сопутствующих документов.

На практике это означает, что экспедитору важно контролировать:

• Корректность данных в разных документах;

• Готовность перевозчиков к электронному обмену;

• Согласованность действий с клиентом;

• Порядок подписания документов всеми участниками;

• Фиксацию расхождений в системе.

Если раньше различия между транспортной накладной и экспедиторской распиской можно было быстро согласовать в рабочем порядке, то теперь такие расхождения отражаются в ГИС ЭПД. Для компании это повышает значимость точности данных на каждом этапе оформления и согласования документов.

Новые правила затрагивают и тех участников цепочки, которые принимают груз. Каждая сторона приёмки подписывает свою часть электронной транспортной накладной, поэтому роль каждого участника в документообороте становится формально зафиксированной.

Последовательный подход делает подготовку к каждому из этих этапов быстрее и понятнее. Искусственный интеллект помогает сократить путь от первого вопроса до готового решения, поскольку он берет на себя весь цикл задач от анализа изменений для конкретной компании до выстраивания взаимодействия с партнёрами по всей логистической цепочке.

2. Как ИИ помогает логистической компании подготовиться к работе с ЭПД?

ИИ помогает логистической компании быстрее разобраться в требованиях, оценить текущее состояние процессов, распределить роли внутри команды и подготовить коммуникацию с контрагентами. Такой подход сокращает время от вопроса до практического решения и помогает выстроить переход на ЭПД по шагам.

Подготовку удобно разделить на пять последовательных задач:

1. Понять, какие требования относятся к компании;

2. Оценить текущую готовность;

3. Выстроить внутренние процессы;

4. Выбрать оператора ИС ЭПД;

5. Организовать взаимодействие с перевозчиками и клиентами.

Агрегатор VisGPT помогает пройти эти этапы в едином рабочем сценарии. Для логистической компании это практично, так как вопросы по документам, процессам и коммуникации можно прорабатывать последовательно и в одном интерфейсе.

Этап 1. Как понять, какие требования по ЭПД относятся именно к вашей компании?

Определить применимые требования помогает анализ роли компании в логистической цепочке, перечня документов и обязанностей сотрудников при работе с ЭПД. Один и тот же закон действует для всех участников, но задачи экспедитора, перевозчика, отправителя и получателя различаются.

ИИ помогает:

• Определить роль компании в цепочке;

• Выделить документы, которые используются в работе;

• Понять различия между транспортной накладной и экспедиторскими документами;

• Подготовить точные вопросы для юриста или оператора ИС ЭПД.

Такой разбор помогает компании быстрее перейти от общего понимания темы к конкретному плану действий. В результате обсуждение с юристом, интегратором или оператором проходит предметно и экономит время команды.

Этап 2. Как оценить готовность логистической компании к работе с ЭПД?

Оценить готовность помогает чек-лист по документам, ролям сотрудников, цифровой подписи и взаимодействию с контрагентами. Такой подход позволяет увидеть, какие элементы уже готовы к работе, а какие требуют настройки в первую очередь.

ИИ помогает проверить:

• Какие документы компания оформляет регулярно;

• Кто из сотрудников участвует в создании и подписании документов;

• у кого уже есть КЭП;

• Как компания обменивается документами с перевозчиками и клиентами;

• Готовы ли контрагенты к переходу на ЭПД.

По итогам такого анализа компания получает понятную картину текущего состояния. Это помогает расставить приоритеты и сформировать реалистичный план перехода.

Этап 3. Как выстроить внутренние процессы для работы с ЭПД?

Выстроить внутренние процессы помогает описание маршрута документа от создания до финального подписания всеми участниками. На этом этапе компании важно закрепить роли сотрудников, порядок действий и права доступа в системе оператора.

Чаще всего в логистической компании с документами работают:

• Менеджеры по перевозкам;

• Бухгалтерия;

• Сотрудники, которые отвечают за подписание документов;

• Руководители, которые утверждают порядок работы.

ИИ помогает описать текущую схему, определить точки ответственности и подготовить новую инструкцию для команды. В результате компания получает понятный рабочий регламент, который можно использовать в ежедневной операционной деятельности.

Этап 4. Как выбрать оператора ИС ЭПД для логистической компании?

Выбрать оператора ИС ЭПД помогает список критериев, который опирается на процессы самой компании и формат взаимодействия с контрагентами. Такой подход делает выбор более прикладным и помогает оценивать решения по понятным параметрам.

С помощью нейросети компания может составить:

• Перечень требований к системе;

• Вопросы для встречи с оператором;

• Список параметров для проверки;

• Ориентиры по интеграции с клиентами и перевозчиками.

В результате компания приходит на переговоры с конкретным набором критериев. Это упрощает сравнение вариантов и помогает быстрее выбрать решение под свои процессы.

Этап 5. Как организовать коммуникацию с перевозчиками и клиентами при переходе на ЭПД?

Организовать коммуникацию помогает заранее подготовленный набор сообщений, ответов и рабочих формулировок для разных групп контрагентов. Такой подход делает переход на ЭПД более согласованным для всей логистической цепочки.

ИИ помогает подготовить:

• Письмо для перевозчиков о переходе на ЭПД;

• Ответы на типовые вопросы клиентов;

• Формулировки условий электронного обмена для контрагентов;

• Шаблон дополнительного соглашения к договору, если он требуется.

В результате компания получает единый подход к коммуникации с партнёрами. Это помогает быстрее согласовать порядок обмена документами и снизить количество повторных уточнений в рабочем процессе.

3. VisGPT 3.6 Standard в логистике: кейс по анализу документов

Покажем, как искусственный интеллект помогает руководителю компании быстро разобраться в ситуации за один сеанс работы: проанализировать документы, выявить расхождения и сформировать план дальнейших действий с учётом того, что обязательный переход на электронные перевозочные документы уже вступил в силу. В качестве примера рассмотрим крупную экспедиторскую компанию, которая занимается автомобильными грузоперевозками по России и работает с несколькими десятками перевозчиков и клиентов-грузоотправителей. Документооборот в компании по-прежнему ведётся в Word, а квалифицированная электронная подпись (КЭП) оформлена только у ограниченного круга сотрудников. На момент анализа, который проводился 10 сентября 2026 года, то есть спустя несколько дней после вступления новых требований в силу.

Для анализа использовалась нейросеть VisGPT 3.6 Standard от «ВИС центр» в агрегаторе VisGPT. Эта модель предназначена для работы с текстами и документами. Она поддерживает форматы .docx, .pdf, .txt, .xlsx, а также сканы и фотографии документов, что позволяет загружать в систему оцифрованные бумажные документы напрямую.

Шаг 1. Загрузка документов и запрос

В платформу VisGPT были загружены два документа, относящиеся к одной отгрузке: транспортная накладная и экспедиторская расписка.

Загрузка документов по отгрузке в интерфейс нейросети VisGPT 3.6 Standard

Шаг 2. Особенности в каждом документе

VisGPT 3.6 Standard анализирует каждый документ и составляет таблицу с выявленными неточностями и оценкой их значимости для перехода на электронные перевозочные документы.

Анализ VisGPT 3.6 Standard в виде таблицы с особенностями и неточностями по каждому документу

Шаг 3. Расхождения между документами

После этого VisGPT 3.6 Standard сравнил документы между собой. В одной таблице система показала расхождения по ключевым данным одной и той же перевозки.

Таблица VisGPT 3.6 Standard с расхождениями между транспортной накладной и экспедиторской распиской

Для экспедитора такие расхождения важны уже на этапе текущей работы, потому что после 1 сентября они влияют и на точность данных, и на порядок дальнейшего оформления документов.

Шаг 4. Рекомендации по переходу

Шаги для перехода к работе с ЭПД, которые нейросеть VisGPT 3.6 Standard сформировала по итогам анализа документов 

ИИ предложила компании:

1. Выбрать аккредитованного оператора системы ЭПД;
2. Заключить договор на формирование и хранение ЭПД;
3. Настроить интеграцию внутренней системы с платформой ЭПД;
4. Обеспечить сотрудников электронной подписью;
5. Направить уведомления грузоотправителям и грузополучателям;
6. Оформить дополнительные соглашения к договорам;
7. Провести инструктаж для сотрудников, которые работают с документами.

То есть в одном ответе компания получила и разбор текущих документов, и понятный список следующих действий, что позволяет команде самостоятельно и оперативно перестроить внутренние процессы.

4. Как организовать работу с ЭПД в защищённом контуре компании?

5. Заключение

С 1 сентября 2026 года ЭПД уже вошли в повседневную работу логистических компаний. Сейчас в центре внимания находятся точность данных, порядок подписания, согласованность действий с контрагентами и настройка внутренних процессов под электронный обмен.

ИИ помогает пройти этот этап последовательно и с понятным результатом. На каждом шаге компания получает прикладной итог: разбор требований, чек-лист готовности, схему процесса, анализ документов, список вопросов для оператора и тексты для коммуникации с партнёрами.

Если вы хотите быстро оценить текущую ситуацию по своим документам, загрузите в VisGPT транспортную накладную и экспедиторскую расписку, используйте запрос из этой статьи и получите структурированный разбор за несколько минут.

---

Поможем с выбором наиболее подходящего инструмента под ваши задачи.

ai@vis.center

+7 495 177-37-13