Как с помощью workflow-агента в страховой компании ускорили подбор персонала в 4 раза

Как с помощью workflow-агента в страховой компании ускорили подбор персонала в 4 раза

1. Оптимизация операционных задач в масштабной структуре

Рост объема ежедневных процессов в территориально распределенных организациях стимулирует интеграцию умных технологий для выполнения стандартных задач. Пример такой модернизации демонстрирует крупный страховой холдинг федерального значения.

В штате организации числится свыше 3000 специалистов, работающих в более чем 70 региональных представительствах и филиалах по всей стране. Процесс подбора персонала полностью централизован: обработка вакансий для всех подразделений происходит в едином головном HR-хабе.

Компания имеет сложную многоуровневую структуру, где совместно с центральными позициями открыто множество вакансий в регионах. Специфика страховой деятельности предполагает строгое соблюдение конфиденциальности личных сведений кандидатов. Текущие процессы осуществляются с использованием внутренней электронной почты, корпоративных баз знаний и специализированного программного обеспечения для HR.

Такие масштабы деятельности и географическая распределенность сформировали условия для внедрения автоматизированного workflow-агента, способного взять на себя рутинные этапы рекрутинга.

2. Цели автоматизации в HR-департаменте

Главной задачей проекта стала автоматизация предварительного скрининга резюме. Потребность в модернизации возникла из-за стабильно высокого потока входящих анкет на открытые вакансии во всех филиалах. Руководство холдинга стремилось сделать работу рекрутеров более продуктивной и ускорить закрытие вакантных позиций за счет автоматической обработки поступающих резюме.

Ранее специалисты HR-департамента выполняли весь цикл подбора исключительно вручную:

• Мониторили входящую корреспонденцию на общих и региональных почтовых ящиках;

• Выделяли письма с анкетами соискателей из общего потока;

• Соотносили кандидата с конкретной открытой позицией;

• Проверяли соответствие квалификации и опыта заявленным требованиям;

• Составляли списки наиболее подходящих специалистов;

• Пересылали резюме руководителям соответствующих отделов;

• Писали первые приветственные сообщения соискателям.

При получении сотен откликов на одну позицию ручная подготовка списка кандидатов занимала у рекрутера от 8 до 16 рабочих часов (1–2 дня). Учитывая, что команда подбора вела вакансии для 70 филиалов одновременно, автоматизация данного этапа позволила существенно сбалансировать нагрузку и ускорить наем.

Разработанный workflow-агент берет на себя автоматический мониторинг почты, сопоставление анкет с требованиями вакансий и предоставление HR-команде готового рейтинга лучших кандидатов.

3. Алгоритм работы и архитектура workflow-агента

Цифровой ассистент последовательно изучает входящую почту, сопоставляет информацию в резюме с установленными внутренними стандартами и передает рекрутеру упорядоченный список соискателей, оптимизируя процесс первичной обработки писем.

Схема обработки входящих анкет

Агент подключается к согласованным каналам связи (например, к общей почте HR-департамента или ящику конкретного филиала) и выполняет следующие шаги:

Таблица 1. Схема обработки данных workflow-агентом

Оценка кандидатов базируется на внутренних регламентах компании: профилях должностей и требованиях к вакансиям из корпоративной базы знаний. Например, для позиции специалиста по страхованию ключевыми критериями выступают опыт работы в профильной сфере и владение нормативной базой. Для вакансии руководителя региональных продаж приоритетными являются навыки управления персоналом и опыт работы в B2B-сегменте.

Механизм отбора топ-специалистов из общего потока

Если на одну вакансию поступает 100 откликов, система автоматически выделяет заданное количество наиболее квалифицированных специалистов (например, 10 человек) и ранжирует их по степени соответствия требованиям.

Процесс включает следующие шаги:

• Сбор писем workflow-агентом, относящихся к конкретной вакансии;

• Выделение исключительно подходящих откликов;

• Детальный анализ компетенций каждого соискателя на соответствие профилю должности;

• Создание емкой характеристики для каждого кандидата;

• Отбор фиксированного числа лидеров рейтинга;

• Сортировка кандидатов по убыванию соответствия.

В результате HR-специалист получает структурированный отчет вместо сотен разрозненных писем. Для каждого соискателя в отчете указаны: вакансия, ключевые навыки, релевантный стаж, выполнение обязательных требований, возможные ограничения и позиция в рейтинге. Информация поступает рекрутеру на рабочую почту, в корпоративный чат или непосредственно в HR-систему (в зависимости от настроенных интеграций).

Активный поиск на внешних ресурсах

Workflow-агент умеет самостоятельно собирать подходящие анкеты и ссылки на профили соискателей с внешних рекрутинговых порталов, оценивать их по единой корпоративной методологии и добавлять в итоговую выборку.

В рамках этого процесса система собирает с согласованных внешних площадок:

• Ссылки на релевантные резюме;

• Данные об опыте работы кандидата;

• Заявленный набор профессиональных компетенций;

• Географическое положение соискателя;

• Доступные контактные данные для связи.

Собранные сведения проходят тот же цикл оценки, что и входящая почта. Это помогает холдингу оперативно закрывать вакансии в регионах с умеренным потоком входящих откликов за счет активного поиска кандидатов во внешней среде.

Формирование ответов для кандидатов

ИИ-ассистент готовит проекты писем для соискателей по запросу рекрутера. Финальное решение об отправке принимает человек. После изучения выборки HR-специалист дает системе задание составить сообщение конкретному кандидату. Агент формирует черновик, учитывая параметры вакансии, опыт специалиста, корпоративный стиль коммуникации и текущий этап отбора (приглашение на интервью, уточнение деталей, предложение о работе или ответ на внешнем портале).

4. Практические результаты внедрения в HR-департаменте

Благодаря использованию workflow-агента, HR-отдел холдинга увеличил скорость первичного отбора кандидатов в 4 раза. Это позволило рекрутерам сфокусироваться на задачах, требующих личного участия эксперта.

Таблица 2. Динамика ключевых показателей HR-департамента

Специалисты по подбору персонала перенаправили свои ресурсы на задачи высокой сложности: проведение личных собеседований, экспертную оценку кандидатов и анализ их мотивации. Освободившееся время команда использует для оперативного закрытия ключевых региональных позиций путем активного поиска соискателей.

Изображение 1. Оптимизированный рабочий процесс: от входящего обращения до готового рейтинга кандидатов.

5. Как обеспечивается защита персональных данных и на какой инфраструктуре работает агент?

Обработка личной информации кандидатов происходит строго внутри защищенного контура компании. Параметры серверной инфраструктуры настраиваются индивидуально под требования безопасности и объемы данных заказчика.

Соответствие требованиям законодательства (152-ФЗ)

Поскольку резюме соискателей содержат персональные данные, архитектура агента спроектирована в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ и внутренними правилами информационной безопасности холдинга. Защита данных обеспечивается комплексом мер:

• Предоставление доступа к почтовым ящикам на основе ролевой модели;

• Сбор данных исключительно из согласованных и разрешенных источников;

• Обязательное ведение журнала всех операций и действий системы;

• Применение настроенных политик хранения и удаления информации;

• Доступ к анкетным данным соискателей предоставляется строго определенному кругу сотрудников;

• Возможность локальной установки системы на собственных мощностях компании (on-premises);

• Хранение корпоративных критериев оценки в закрытом информационном хранилище.

Программные решения VisGPT адаптированы для работы в защищенном российском цифровом контуре и могут разворачиваться on-premises на собственных серверах организации. Детально эти аспекты освещены в материале «On-premises развертывание ИИ: как защитить корпоративные данные».

Локальное размещение системы внутри защищенного корпоративного периметра обеспечивает соответствие требованиям 152-ФЗ. Компания самостоятельно управляет целями обработки данных, правами доступа пользователей, а также регламентами хранения и удаления информации. Подробный анализ данных требований представлен в публикации «Как обеспечить безопасность данных при работе с ИИ в компании».

Инфраструктурные особенности проекта

Для холдинга реализован вариант размещения цифрового помощника на собственных мощностях компании в рамках услуги по индивидуальному подбору GPU-серверов.

Команда «ВИС центр» осуществляет полный цикл работ: подбирает оптимальную конфигурацию оборудования, организует его поставку, сборку и последующее развертывание интерфейса управления, workflow-агентов и корпоративных ассистентов. Полные условия предоставления услуги описаны на странице «Подбор GPU-сервера под ключ».

Для организации со строгими стандартами конфиденциальности этот подход гарантирует полную обработку резюме соискателей внутри закрытой корпоративной ИТ-инфраструктуры с использованием собственных аппаратных ресурсов.

6. Заключение

Опыт крупной страховой компании подтверждает высокую эффективность интеграции workflow-агента в процессы подбора кадров — от автоматического скрининга писем до подготовки ответов соискателям. При работе с масштабным потоком резюме такое решение многократно ускоряет составление шорт-листов, позволяя HR-специалистам сосредоточиться на ключевых задачах, требующих личной экспертизы и живого общения.

Поможем с выбором наиболее подходящего инструмента под ваши задачи.

ai@vis.center

+7 495 177-37-13